Ante un contexto actual, donde el síndrome de reunionitis se ha incrementado, saber cómo llevar a cabo reuniones de trabajo efectivas marca la diferencia entre los equipos de alto rendimiento y aquellos que no logran su propósito de forma sostenida.
Por reunionitis entendemos la adicción a la improductividad en las reuniones.
Este problema lo observamos constantemente organizaciones de todas las naturaleza, a tal punto de no darse cuenta del impacto que está teniendo en la productividad, la energía y enfoque de los colaboradores.
Improductividad en las reuniones de trabajo
De seguro has participado en reuniones que no debías estar, algo que pudo resolverse mediante un correo o un simple mensaje de WhatsApp.
Esto es lo contrario a las reuniones de trabajo efectivas.
Por supuesto que las reuniones son actividades claves dentro del mundo empresarial. La toma de decisiones grupales y la generación de ideas requieren de estos encuentros profesionales.
Así que dejemos claro el problema: más de la mitad de las reuniones actuales son improductivas 🤯 o no son necesarias… Y esto se ha vuelto un vicio.
Diversos estudios revelan que cerca de dos tercios de las empresas experimentan este problema.
Así que es nuestro trabajo ayudarte a implementar todas las herramientas necesarias para que tu equipo tenga reuniones de trabajo efectivas.
¿Cómo dirigir una reunión de trabajo?
Las reuniones de trabajo efectivas son aquellas permiten crear un espacio donde se facilita la comunicación y la colaboración entre los miembros de un equipo, a fin de definir acciones concretas para alcanzar objetivos comunes.
Como líder de equipo es fundamental que tengas en cuenta esto.
Recuerda siempre que el tiempo es un recurso invaluable. En el mundo empresarial se traduce como generación de valor. Entonces, lo primero que debes saber para dirigir reuniones de trabajo efectivas, es analizar si el asunto de la reunión se puede solventar sin necesidad de esta.
Reuniones de trabajo efectivas: qué se necesita
En este punto reconoces lo perjudicial del síndrome de reunionitis y la necesidad de mejorar la práctica de crear reuniones de trabajo efectivas.
Así que las claves para mejorar la productividad en tus reuniones son las siguientes:
Establece el objetivo de una reunión de trabajo
Como primera clave, la definición del objetivo de la reunión es un pilar fundamental para garantizar su eficacia y relevancia.
Esto implica que logres identificar los objetivos específicos que se desean alcanzar, ya sea tomar decisiones importantes, resolver problemas, planificar próximas acciones o simplemente compartir información.
Una vez definido el propósito, es crucial que lo comuniques a todos los participantes con suficiente antelación. Así lograrás que los asistentes se preparen adecuadamente, aporten ideas relevantes y comprendan el contexto de la reunión.
Además, al tener claro el propósito desde el inicio, se evita la dispersión y se facilita el enfoque en los temas prioritarios, optimizando así el tiempo y los recursos de todos los involucrados.
Crea una agenda estructurada
Organiza los temas a tratar y asigna tiempos específicos para cada uno. Una vez abarcado cada punto, no extiendas el tiempo de la reunión.
Esto sirve para garantizar que se cubran todos los puntos importantes de manera eficiente y sin desvíos.
Comienza por identificar los asuntos clave que necesitan discusión, priorizándolos según su urgencia e impacto. Al establecer una lista de temas bien estructurada, puedes asegurar que la reunión se mantenga enfocada y productiva.
Una vez que tengas los temas claros, asigna tiempos específicos para cada uno de ellos.
Esta programación temporal no solo ayuda a mantener el ritmo en las reuniones de trabajo efectivas, sino que también permite que todos los participantes sepan cuánto tiempo se dedicará a cada asunto, facilitando una preparación más efectiva por su parte.
Invita solo a los participantes necesarios
Incluye solo a las personas clave de tu equipo. Las reuniones de trabajo efectivas son aquellas donde los participantes tienen un papel directo en los temas a tratar, ya que aseguras que las discusiones sean relevantes y productivas.
Al evitar la inclusión de personas no esenciales, se respeta su tiempo y se disminuye la sobrecarga de sus agendas con reuniones que no aportan valor directo a su trabajo.
A su vez, juntar a las personas clave fomenta un ambiente de colaboración y toma de decisiones más ágil, optimizando el tiempo.
Fomenta la participación activa
Crea un ambiente donde cada miembro del equipo se sienta cómodo y valorado al compartir sus opiniones y sugerencias. Esto enriquece la calidad de las discusiones y también fortalece la cohesión del equipo.
Tus colaboradores aprenderán qué decir en una reunión de trabajo para que esta sea efectiva, a medida que les otorgues participación sin juzgar sus puntos de vista, mientras los orientas a comunicar mejor sus mensajes.
Es importante dejar claro desde el principio que todas las ideas son bienvenidas y que no hay contribuciones insignificantes. Así se estimula la creatividad, que puede conducir a soluciones innovadoras.
Establece reglas claras
Asegura que se mantenga un enfoque claro y se maximice la productividad.
Esto lo puedes lograr al definir normas claras desde el principio, así tus colaboradores saben exactamente qué se espera de ellos, lo que ayuda a crear un ambiente de respeto y profesionalismo.
Una de las reglas más eficaces puede ser limitar el uso de dispositivos electrónicos durante la reunión, como teléfonos móviles, a menos que sean necesarios para la presentación o toma de notas. Esto evita distracciones, asegura que todos estén plenamente presentes y participen activamente en la discusión.
Otras reglas pueden ser:
- Respetar los tiempos asignados para hablar
- Mantener el orden en las intervenciones
- Fomentar un ambiente de escucha activa.
Concluye con acciones concretas
Las reuniones de trabajo efectivas generan un plan de acción concreto.
Todas las discusiones y decisiones deben traducirse en acciones concretas y tangibles. Esto permite que todos en el equipo comprendan los próximos pasos y sus roles específicos.
Además, debes documentar estas asignaciones y compartir un resumen con todos los asistentes poco después de la reunión. Con esto podrás hacer un mejor seguimiento a los objetivos planteados en la reunión.
Conclusión
Las reuniones de trabajo efectivas no son un misterio, solo es voluntad de saber optimizar los recursos para que tu equipo se transforme en uno de alto rendimiento.
Entendiendo que el síndrome de reunionitis está muy presente en el mundo empresarial actual, recuerda que tu equipo necesita otra dinámica más efectiva para poder lograr sus objetivos empresariales.
Desde Inspirax hemos diseñado una capacitación especial llamada “Reuniones PRO”, la cual brinda los conocimientos y herramientas necesarias para que sepas cómo dirigir una reunión de trabajo con éxito.
Recibe un fuerte abrazo.
Kendrith Rodríguez.
